1.1 Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Merlin a/s ("Merlin", "vi", "os" eller "vores") indsamler og behandler personoplysninger om dig.

1.2 Persondatapolitikken gælder for privatkunder og besøgende på www.merlin.dk.

1.3 Persondatapolitikken gælder også for kontaktpersoner hos erhvervskunder og andre erhvervsdrivende i det omfang, vi behandler personoplysninger om dem.

1.4 Politikken omfatter behandling af personoplysninger i forbindelse med blandt andet brug af hjemmesiden, oprettelse af kundekonto, køb og betaling, levering, retur, reklamation og reparation, kundeservice, markedsføring samt anmodninger om udøvelse af rettigheder efter databeskyttelsesreglerne.

1.5 Merlin a/s er dataansvarlig for den behandling, der er beskrevet i denne persondatapolitik. Kontaktoplysninger fremgår af punkt 8.

2.1 Hvilke personoplysninger behandler vi?

2.1.1 Når du besøger hjemmesiden, kan vi behandle tekniske oplysninger om dit besøg, herunder IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger, tidspunkt, viste sider, søgetermer, klik på produkter, sprog- og valutaindstillinger, loginoplysninger og tekniske logoplysninger. Strengt nødvendige oplysninger behandles for at levere og sikre hjemmesiden. Oplysninger via ikke-nødvendige cookies og lignende teknologier indsamles først, når du har givet det nødvendige samtykke.

2.1.2 Når du opretter en kundekonto eller foretager et køb, behandler vi navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, kunde- og ordrenummer, oplysninger om betalingsform og betalingsstatus, købshistorik samt oplysninger om levering, returnering, reklamation, reparation og eventuel tilbagebetaling.

2.1.3 Når du kontakter os, deltager i et kundeserviceforløb eller udøver en rettighed efter databeskyttelsesreglerne, behandler vi din henvendelse, vores korrespondance og de oplysninger, der er nødvendige for at identificere dig og behandle sagen.

2.1.4 Hvis du tilmelder dig nyhedsbreve eller giver samtykke til markedsføring og personalisering, behandler vi blandt andet din e-mailadresse, oplysninger om dit samtykke, din interaktion med nyhedsbreve og - i det omfang dit samtykke omfatter det - din købshistorik og adfærd på hjemmesiden.

2.2 Hvad bruger vi oplysningerne til?

2.2.1 Vi bruger tekniske oplysninger til at drive og sikre hjemmesiden, opretholde funktioner som indkøbskurv og login, forebygge misbrug samt forbedre hjemmesidens stabilitet og brugervenlighed.

2.2.2 Vi bruger kunde-, ordre- og betalingsoplysninger til at indgå og opfylde købsaftaler, behandle betaling, levere varer, yde kundeservice og håndtere returneringer, reklamationer, reparationer og tilbagebetalinger.

2.2.3 Vi behandler oplysninger for at overholde retlige forpligtelser, herunder bogførings-, skatte- og forbrugerretlige forpligtelser.

2.2.4 Vi kan behandle oplysninger for at forebygge og undersøge svig og misbrug, dokumentere transaktioner, fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav samt gennemføre kvalitetssikring af vores ydelser.

2.2.5 Når det relevante behandlingsgrundlag foreligger, bruger vi oplysninger til nyhedsbreve, personalisering, måling af markedsføring og visning af relevante produkter og annoncer.

2.3 Hvad er behandlingsgrundlaget?

2.3.1 Behandling, der er nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale med dig, sker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Det gælder blandt andet ordrebehandling, betaling, levering og håndtering af returneringer og reklamationer.

2.3.2 Behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, sker efter artikel 6, stk. 1, litra c. Det gælder blandt andet opbevaring af regnskabsmateriale.

2.3.3 Behandling kan ske efter artikel 6, stk. 1, litra f, når det er nødvendigt for vores legitime interesser, og dine interesser eller grundlæggende rettigheder ikke går forud. Vores legitime interesser kan blandt andet være at sikre hjemmesiden, forebygge svig og misbrug, forbedre vores tjenester på grundlag af oplysninger, der lovligt kan behandles uden samtykke, dokumentere transaktioner og håndtere retskrav. Vi anvender ikke dette grundlag til at placere eller aflæse ikke-nødvendige cookies, når der efter reglerne kræves samtykke.

2.3.4 Behandling sker efter artikel 6, stk. 1, litra a, når du har givet samtykke, eksempelvis til nyhedsbreve, ikke-nødvendige cookies eller personaliseret markedsføring. Hvor reglerne om elektronisk markedsføring kræver samtykke, sender vi kun markedsføring på grundlag af et gyldigt markedsføringssamtykke. Du kan til enhver tid tilbagekalde dit samtykke, jf. punkt 4.9.

2.4 Profilering og personaliseret markedsføring

2.4.1 Profilering betyder, at personoplysninger behandles automatisk for at vurdere eller forudsige forhold som interesser og produktpræferencer.

2.4.2 Når du har givet det nødvendige samtykke, kan vi bruge oplysninger om produkter, du har set, søgt efter eller købt, dine klik og din interaktion med nyhedsbreve til at gruppere dig efter formodede interesser. Grupperingen bruges til at udvælge produktanbefalinger, annoncer eller indhold i nyhedsbreve, som forventes at være mere relevant for dig.

2.4.3 Profileringen anvendes ikke til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, og som har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt, jf. artikel 22.

2.4.4 Du kan stoppe profilering til markedsføringsformål ved at tilbagekalde dit cookie- eller markedsføringssamtykke, afmelde nyhedsbreve eller gøre indsigelse mod direkte markedsføring. Herefter anvender vi ikke længere oplysningerne til dette formål.

2.5 Hvor kommer oplysningerne fra?

2.5.1 Vi modtager primært oplysninger direkte fra dig, eksempelvis når du opretter en konto, foretager et køb eller kontakter os.

2.5.2 Vi indsamler desuden oplysninger automatisk via hjemmesiden, herunder gennem cookies og lignende teknologier som beskrevet i punkt 7.

2.5.3 Når det er nødvendigt for at gennemføre eller følge op på et køb eller en sag, kan vi modtage oplysninger fra blandt andre betalingsudbydere, transportører, dropshipping- eller leverandørpartnere, værksteder og servicepartnere samt udbydere, der bistår med forebyggelse af svig og misbrug.

2.6 Opbevaringssted og overførsler til tredjelande

2.6.1 Personoplysninger behandles som udgangspunkt inden for EU/EØS. Vi benytter eksterne leverandører, og enkelte leverandører eller underleverandører kan være etableret eller have adgang til oplysninger fra lande uden for EU/EØS.

2.6.2 Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V. Det kan eksempelvis være en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau efter artikel 45, herunder EU-U.S. Data Privacy Framework, når den amerikanske modtager er omfattet af ordningen, eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser efter artikel 46 kombineret med relevante supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

2.6.3 Du kan kontakte os, hvis du ønsker nærmere oplysninger om en konkret overførsel eller en kopi af de relevante garantier.

2.7 Hvilke oplysninger skal du give os?

2.7.1 For at kunne indgå og opfylde en købsaftale skal du give os de personoplysninger, som i checkout eller den relevante bestillingsproces er angivet som obligatoriske. Det vil som udgangspunkt være navn, leverings- og eventuel faktureringsadresse, e-mailadresse samt de oplysninger, der er nødvendige for den valgte betalings- og leveringsform. Telefonnummer kan være nødvendigt afhængigt af den valgte leveringsform.

2.7.2 Hvis du ikke giver de obligatoriske oplysninger, kan vi som udgangspunkt ikke gennemføre købet eller levere varen, og en bestemt betalings- eller leveringsmulighed kan være utilgængelig. Hvis en oplysning er valgfri, vil manglende afgivelse som udgangspunkt ikke påvirke din mulighed for at gennemføre købet.

3.1 Vi videregiver eller overlader kun personoplysninger til eksterne parter, når det er nødvendigt og lovligt. Modtagerkategorierne kan blandt andet være IT- og hostingudbydere, betalingsudbydere, transportører, dropshipping- og leverandørpartnere, værksteder og servicepartnere, analyse- og markedsføringsleverandører, anmeldelsesplatforme, rådgivere samt offentlige myndigheder, når dette følger af lovgivningen.

3.2 Databehandlere behandler oplysninger efter vores dokumenterede instrukser. Vi indgår databehandleraftaler og fører et risikobaseret tilsyn med, at databehandlerne beskytter oplysningerne og ikke anvender dem til egne formål.

3.3 Nogle modtagere er selvstændige dataansvarlige, eksempelvis visse betalingsudbydere, transportører og markedsføringsplatforme. Disse parter behandler oplysninger efter deres egne persondatapolitikker og er selv ansvarlige for deres behandling.

3.4 Efter et køb kan vi sende en særskilt e-mail med en opfordring til at bedømme købs- og leveringsforløbet. Behandlingen sker på grundlag af vores legitime interesse i kvalitetssikring, forudsat at meddelelsen er begrænset til dette formål og ikke indeholder direkte markedsføring. Indeholder meddelelsen markedsføring, sendes den kun, hvis der foreligger det nødvendige samtykke.

4.1 Du har en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Vi besvarer som udgangspunkt en anmodning uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen. Fristen kan i særlige tilfælde forlænges med op til to måneder, hvis anmodningen er kompleks, eller vi har modtaget mange anmodninger. I så fald informerer vi dig inden udløbet af den første måned. Udøvelse af rettigheder er som udgangspunkt gratis.

4.2 Sådan udøver du dine rettigheder og identitetskontrol

4.2.1 Der gælder ikke et krav om, at du skal anvende en bestemt formular eller fremsende en underskrevet anmodning. Du kan kontakte os via e-mail, brev eller en relevant funktion på din kundekonto. Kontaktoplysninger fremgår af punkt 8.

4.2.2 Vi skal sikre, at oplysninger ikke udleveres, ændres eller slettes på anmodning fra en uvedkommende. En anmodning fra den e-mailadresse, der er knyttet til kundekontoen, eller via en autentificeret kundekonto vil normalt være tilstrækkelig.

4.2.3 Hvis der er rimelig tvivl om din identitet, kan vi bede om supplerende oplysninger, der er nødvendige og proportionale for at bekræfte identiteten. Vi kræver ikke som fast procedure kopi af legitimation eller personlig underskrift. Eventuel dokumentation anvendes alene til identitetskontrol og slettes, når den ikke længere er nødvendig.

4.3 Retten til indsigt

4.3.1 Du har ret til at få bekræftet, om vi behandler personoplysninger om dig, og i givet fald få adgang til oplysningerne og en kopi af dem. Du har også ret til oplysninger om blandt andet formål, kategorier af personoplysninger, modtagere, opbevaringsperiode eller kriterier herfor, oplysningernes oprindelse, dine øvrige rettigheder og relevante garantier ved overførsler til tredjelande.

4.4 Retten til berigtigelse

4.4.1 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig rettet og, under hensyn til formålet med behandlingen, få ufuldstændige oplysninger suppleret.

4.4.2 Visse kontooplysninger kan du selv rette, når du er logget ind på din kundekonto. Du kan også kontakte os.

4.5 Retten til sletning

4.5.1 Du har i visse tilfælde ret til at få personoplysninger slettet, eksempelvis hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og der ikke findes et andet behandlingsgrundlag.

4.5.2 Retten til sletning er ikke absolut. Vi kan blandt andet være forpligtede eller berettigede til fortsat at opbevare oplysninger, hvis det er nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. I sådanne tilfælde begrænser vi opbevaringen til de oplysninger og formål, der fortsat er nødvendige.

4.6 Retten til begrænsning

4.6.1 Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen begrænset, eksempelvis mens vi undersøger, om oplysninger er korrekte, eller om vores legitime interesser går forud for dine interesser. Ved begrænsning må oplysningerne som udgangspunkt kun opbevares, medmindre du samtykker til anden behandling, eller behandlingen er nødvendig for retskrav eller væsentlige samfundsinteresser.

4.7 Retten til dataportabilitet

4.7.1 Når behandlingen er baseret på samtykke eller kontrakt og foretages automatisk, har du ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format. Når det er teknisk muligt, kan du anmode om, at oplysningerne overføres direkte til en anden dataansvarlig.

4.8 Retten til indsigelse

4.8.1 Du kan af grunde, der vedrører din særlige situation, gøre indsigelse mod behandling, som er baseret på artikel 6, stk. 1, litra f. Vi ophører herefter med behandlingen, medmindre vi kan påvise vægtige legitime grunde, der går forud for dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller behandlingen er nødvendig for et retskrav.

4.8.2 Du kan til enhver tid og uden begrundelse gøre indsigelse mod behandling af dine personoplysninger til direkte markedsføring, herunder profilering i det omfang den vedrører direkte markedsføring. Når du gør indsigelse, ophører vi med at behandle oplysningerne til dette formål.

4.9 Retten til at tilbagekalde samtykke

4.9.1 Du kan til enhver tid tilbagekalde et samtykke. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev foretaget på grundlag af samtykket før tilbagekaldelsen. Du kan blandt andet afmelde nyhedsbreve via afmeldingslinket og ændre cookievalg via hjemmesidens cookieindstillinger.

4.10 Retten til at klage

4.10.1 Du kan klage over vores behandling af personoplysninger til Datatilsynet. Du kan også indgive klage til tilsynsmyndigheden i det land, hvor du normalt bor eller arbejder, eller hvor du mener, at en overtrædelse har fundet sted.

4.10.2 Datatilsynet kan kontaktes på Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Danmark. Du kan finde yderligere kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside.

5.1 Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt til de formål, de er indsamlet til, eller så længe opbevaring følger af lovgivningen. Vi fastsætter og gennemgår slettefrister ud fra oplysningernes formål, karakter og risici samt relevante reklamations-, dokumentations- og forældelsesfrister.

5.2 Oplysninger, der alene er knyttet til en kundekonto, slettes eller anonymiseres, når du anmoder om at få kontoen slettet, medmindre oplysningerne fortsat er nødvendige til et andet lovligt formål. Inaktive kundekonti slettes eller anonymiseres som udgangspunkt efter tre år uden login, køb eller ændring af kontooplysninger. Oplysninger, som skal opbevares efter punkt 5.3-5.7, kan fortsat opbevares særskilt.

5.3 Ordre-, leverings-, retur-, reklamations-, reparations- og kundeserviceoplysninger opbevares, så længe det er nødvendigt for at opfylde aftalen, håndtere kundens rettigheder og dokumentere eller håndtere retskrav. Sagsoplysninger opbevares som udgangspunkt i op til tre år efter, at sagen er afsluttet, medmindre en verserende tvist, en længere forældelsesfrist eller anden lovgivning gør længere opbevaring nødvendig.

5.4 Regnskabsmateriale, som Merlin a/s er forpligtet til at opbevare efter dansk bogføringslovgivning, opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører. Oplysninger, der er omfattet af yderligere lovpligtige opbevaringskrav efter moms-, skatte- eller anden afgiftslovgivning, herunder regler, der finder anvendelse på grænseoverskridende salg, opbevares i den længere periode, som den pågældende regel kræver. Vi begrænser opbevaringen til de personoplysninger, der er nødvendige for at opfylde disse forpligtelser. Når den relevante lovpligtige opbevaringsperiode er udløbet, slettes eller anonymiseres oplysningerne, medmindre der foreligger et andet lovligt formål med fortsat opbevaring.

5.5 Oplysninger, der behandles på grundlag af et samtykke til nyhedsbreve, cookies eller personaliseret markedsføring, behandles indtil samtykket tilbagekaldes eller formålet ophører. Cookieoplysninger slettes efter de perioder, der fremgår af den aktuelle cookiedeklaration. Vi kan opbevare begrænset dokumentation for et samtykke eller en tilbagekaldelse, så længe det er nødvendigt for at dokumentere overholdelse af reglerne. Vi kan også opbevare en begrænset spærringsoplysning for at sikre, at et fravalg af markedsføring respekteres.

5.6 Tekniske logoplysninger opbevares kun i den periode, der er nødvendig for drift, fejlsøgning, informationssikkerhed og forebyggelse af misbrug. Oplysninger kan opbevares længere, hvis de er knyttet til en konkret sikkerhedshændelse, svigssag eller et retskrav.

5.7 Korrespondance og dokumentation i forbindelse med anmodninger om udøvelse af registreredes rettigheder opbevares kun så længe, det er nødvendigt for at behandle anmodningen og dokumentere vores overholdelse af databeskyttelsesreglerne. Identifikationsdokumentation slettes tidligere, når identiteten er bekræftet og dokumentationen ikke længere er nødvendig.

5.8 Når oplysninger uigenkaldeligt anonymiseres, så en person ikke længere med rimelige midler kan identificeres, er de anonymiserede oplysninger ikke længere personoplysninger.

5a.1 Når du tilmelder dig vores "Modtag notifikation"-service, behandler vi din e-mailadresse og oplysninger om det produkt, du ønsker en besked om. Formålet er at sende dig en underretning, når produktet frigives til salg eller igen kan bestilles.

5a.2 Behandlingen er baseret på dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a. Du kan til enhver tid tilbagekalde samtykket via den mulighed, der fremgår af meddelelsen eller ved at kontakte os.

5a.3 Oplysningerne slettes, når underretningen er sendt, når du tilbagekalder samtykket, eller når notifikationsservicen for det pågældende produkt ophører.

5a.4 Eventuelle øvrige personoplysninger om dig behandles efter de øvrige bestemmelser i denne persondatapolitik.

6.1 Vi har gennemført passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse eller adgang samt anden ulovlig behandling.

6.2 Adgang til personoplysninger er begrænset til medarbejdere og samarbejdspartnere, der har et arbejdsbetinget behov. Adgange tildeles, kontrolleres og fjernes efter interne procedurer.

6.3.1 Når du ringer til Merlin, kan du vælge, om samtalen skal optages. Du kan vælge optagelse ved at taste 1 og fravælge optagelse ved at taste 2.

6.3.2 Optagelse sker på grundlag af dit samtykke og anvendes til uddannelse og kvalitetssikring.

6.3.3 Kun relevante medarbejdere har adgang til optagelserne. Du kan anmode om indsigt i en optagelse, der vedrører dig, efter reglerne i punkt 4.

6.3.4 Optagelser slettes som udgangspunkt automatisk efter tre måneder. Hvis en optagelse er nødvendig i forbindelse med en konkret klage, tvist, sikkerhedshændelse eller et retskrav, kan den relevante optagelse opbevares længere, men kun så længe det er nødvendigt til dette formål.

6.3.5 Du kan tilbagekalde dit samtykke og anmode om tidligere sletning ved at kontakte os. Retten til sletning gælder med de undtagelser, der er beskrevet i punkt 4.5.

8.1 Dataansvarlig:

9.1 Vi opdaterer persondatapolitikken, når det er nødvendigt for at afspejle ændringer i vores behandling, systemer, leverandører eller gældende regler og praksis.

9.2 Den til enhver tid gældende version er tilgængelig på hjemmesiden. Ved væsentlige ændringer informerer vi på en passende måde. Hvis en ændring kræver et nyt samtykke, indhenter vi dette, før den pågældende behandling påbegyndes.

10.1 Denne persondatapolitik er senest opdateret i september 2026.